Nepotul meu evita baia de la scoala ori de cate ori poate. Are mereu la el servetele umede si dezinfectant de maini. Daca are mainile vizibil murdare, se sterge cu servetelul, asteapta sa se usuce, si abia apoi pune dezinfectant. Merge la baie doar cand chiar nu are alta varianta. L-am invatat eu procedura de rezerva. Dar stati putin. De ce a trebuit un copil sa invete o procedura de rezerva, ca sa evite cat mai mult baia din propria scoala?

Raspunsul l-am aflat acum cateva saptamani, cand am dat peste povestea unui proiect blocat la o primarie. Bugetul alocat scolilor pentru igiena nu exista separat. E parte dintr-un plic global, „pentru tot”, iar fiecare scoala decide singura cum il imparte. Nimeni nu intreaba cat din plic ajunge la hartie igienica, sapun sau prosoape. Asa ca se aleg produsele cele mai ieftine, cele care se consuma cel mai repede, pentru ca bugetul trebuie sa acopere si altceva. Si inca altceva.

Rezultatul? Copii care raman, la un moment dat in luna, fara hartie, fara sapun, fara prosop. Un sistem care functioneaza asa de zeci de ani. Si nimeni nu face nimic.

De ce nu pot sa trec cu vederea povestea asta

De 15 ani evaluez procese si caut pierderi ascunse in fabrici. Un dispenser gol. Un produs prost ales. Un buget prost alocat. Pot sa-ti spun, pentru orice decizie de genul asta, in cate minute pe zi, cati lei pe luna si cate incidente evitabile se traduce. Nu e o abilitate speciala. E o disciplina. Daca masori corect, orice pierdere devine vizibila.

Intr-o fabrica, daca un dispenser sta gol, cineva pierde timp cautand alternative, altcineva se imbolnaveste, altcineva raporteaza un incident. Si pentru ca cineva raspunde de un KPI, de un audit, de un cost, lucrurile astea ajung masurate. Ajung intr-un raport. Ajung corectate.

Intr-o scoala, aceleasi cauze produc aceleasi efecte. Absente. Boli. Copii care evita sa bea apa ca sa nu mai mearga la baie. Dar nu ajung nicaieri. Nu exista un raport, un KPI, un responsabil. Iar asta nu e o statistica abstracta pentru mine. E viitorul copiilor si al nepotilor nostri, tinut ostatic de un sistem pe care nimeni nu-l trateaza ca pe un proces care trebuie gestionat.

Pierderea ascunsa nu este doar lipsa hartiei igienice. Este copilul care evita sa bea apa. Este infectia care apare mai tarziu. Este ziua de scoala pierduta. Este parintele care lipseste de la serviciu ca sa stea acasa cu el. Este costul pe care nu-l vede nimeni, pentru ca nu apare pe nicio factura de achizitii.

Nu e o problema de bani. E o problema de proces, si de lipsa de responsabil

E confortabil sa spunem „nu sunt bani”. E fals! Banii sunt alocati. Ceea ce lipseste e un proces care sa spuna clar: cat din buget merge obligatoriu spre igiena, ce standard minim trebuie respectat, si cine verifica lunar daca acel standard e tinut. Exact structura pe care orice fabrica serioasa o are pentru orice resursa critica.

Nu scriu asta ca sa arunc vina pe un director de scoala sau pe un profesor. Ei lucreaza in interiorul unui sistem fragmentat, cu achizitii publice care aleg aproape mereu cel mai ieftin, nu cel mai eficient. Fara nimeni desemnat clar sa gestioneze acest tip de resurse ca pe un proces, nu ca pe o cheltuiala oarecare. Rolul de responsabil de proces, cel pe care orice fabrica serioasa il defineste clar pentru orice resursa critica, lipseste cu desavarsire din ecuatia asta.

Ce ar arata un Gemba de 30 de minute intr-o scoala?

Daca as aplica unei scoli acelasi tip de evaluare pe care il aplic intr-o fabrica, as incepe exact de unde incep mereu: la baie, nu la birou. As numara dispenserele goale. As intreba ce produs se cumpara si de ce tocmai acela. As urmari traseul banului de la buget pana la ultimul metru de hartie. Si, aproape sigur, as gasi exact ce gasesc si in fabrici: nu lipsa de resurse, ci lipsa de vizibilitate asupra lor.

Ce trebuie sa se schimbe, de fapt

Nu cred ca solutia e un audit sau o lista de verificare. Am facut destule evaluari ca sa stiu exact ce pateste un raport intr-un sistem care nu vrea sa se miste: ajunge intr-un sertar, cu o nota de „vom analiza”. Am vazut aceeasi reticenta si in fabrici, genul de „asa a fost dintotdeauna, nu se poate face nimic”, care tine pe loc lucruri mult mai simple decat siguranta si sanatatea unor copii.

De fiecare data cand am vazut ceva chiar schimbandu-se, intr-o fabrica sau oriunde altundeva, n-a fost un proces anonim care a facut asta. A fost un om. Cineva care a refuzat sa mai accepte reticenta ca normalitate si a insistat, cu nume si prenume, pana s-a miscat ceva.

Asa ca nu propun un audit. Propun ca noi, parinti, bunici, oameni care lucram zilnic cu procese si stim cum arata o rezolvare reala, sa nu mai tratam reticenta asta ca pe ceva firesc. Cineva trebuie sa faca ceva pentru copiii astia! Poate fi un parinte care cere socoteala la sedinta cu parintii. Poate fi cineva din comunitate. Poate fi, pur si simplu, oricine citeste articolul asta si decide ca nu mai vrea sa auda „asa a fost dintotdeauna”.

In fabrici am invatat ca orice pierdere ascunsa poate fi eliminata, odata ce devine vizibila. In scoli inca ne prefacem ca nu o vedem. Nu lipsa hartiei este problema. Problema este ca am ajuns sa consideram normal ca un copil sa invete sa se protejeze singur de propria scoala.

Kaizen Management: Hidden Loss, newsletter despre pierderile ascunse din procese industriale, scris de Ana Adina Dragoi, Factory Muse™.